Ultimo aggiornamento: Dicembre 2022
GALAPAGOS BIOPHARMA ITALY S.r.l. (Galapagos), Codice Fiscale e Partita IVA n. 10972900962
1. Campo di applicazione
La presente Informativa sulla privacy si applica ai dati personali degli operatori sanitari.
La presente Informatica stabilisce i principi che Galapagos applica, in qualità di titolare del trattamento, a tutti i dati personali degli operatori sanitari raccolti e trattati in qualsiasi formato, sia elettronico che cartaceo.
2. Definizioni
Ai fini della presente Informativa sulla privacy, si applicano le seguenti definizioni:
Dati personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
Categorie particolari di dati personali: qualsiasi dato personale che riveli l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici al fine di identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o l’orientamento sessuale della persona;
Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
Titolare del trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.
Nella maggior parte dei casi Galapagos agisce come Titolare del Trattamento per i dati personali dei propri dipendenti, consulenti, appaltatori, ed altri soggetti con cui interagisce in prima persona.
3. Oggetto del Trattamento e categorie di Dati trattati con riferimento agli Operatori Sanitari
Galapagos adotta la definizione di Operatore Sanitario così come indicata nel Codice Deontologico di Farmindustria e nel Codce EFPIA ossia, “ogni persona fisica che eserciti la propria attività nel settore medico, odontoiatrico, della farmacia pubblica, privata o ospedaliera, gli infermieri, i Direttori Generali e Sanitari delle ASL/AO, il personale tecnico e amministrativo delle strutture sanitarie pubbliche e private ed ogni altro soggetto che nell’ambito della propria attività professionale possa prescrivere, dispensare, acquistare o somministrare una specialità medicinale e che svolga la sua attività prevalente in Europa. Sono esclusi invece i distributori intermedi di farmaci”.
Il Trattamento dei Dati effettuato da Galapagos per gli Operatori Sanitari si svolge nell’ambito del rapporto professionale con il singolo Operatore Sanitario e riguarda le seguenti tipologie:
a) dati identificativi, ossia nome e cognome, codice fiscale, partita IVA, età, sesso, luogo e data di nascita, indirizzo dello Studio medico o dell’ufficio, ovvero indirizzo di corrispondenza, numeri di telefono fisso e mobile nonché e-mail personale, di lavoro ed altri dati assimilabili, oltre ai dati biometrici nell’eventualità di (e al solo fine della) sottoscrizione di documenti a mezzo firma grafometrica;
b) dati professionali, quali quelli contenuti nel curriculum vitae, riguardanti la storia professionale ed i rapporti di lavoro, le informazioni academiche, le pubblicazioni;
c) dati necessari ad instaurare o dare seguito ad una relazione professionale quale un contratto di consulenza o la partecipazione ad eventi organizzati e/o sponsorizzati da Galapagos quali: numero di conto bancario, fatture, e quant’altro sia necessario alla gestione amministraiva delle transazioni associate.
Tutti i suddetti Dati vengono raccolti presso l’interessato, o da fonti pubbliche, o da terze parti (per esempio IQVIA – www.iqvia.com) che possono legittimamente effettuare un trasferimento in relazione a basi legali puntualmente predefinite.
4. Finalità
| Finalità | Base Legale del Trattamento |
| Informazione medico scientifica, in modalità da remoto o fisicamente, sui medicinali commercializzati da Galapagos, ai sensi del Titolo VIII del Decreto Legsilativo n. 219/2006.
Nell’ambito di tale finalità sono incluse tutte le attività stabilite ai sensi di legge, ivi compresa la fonitura di campioni gratuiti di medicinali, l’invito a convegni e congressi e la gestione amministrativa della eventuale partecipazione a tali eventi. |
Il legittimo interesse ad informare gli operatori sanitari sulle caratteristiche medico scientifiche dei farmaci commercializzati, ed acquistati dalle strutture del Servizio Sanitario Nazionale, trattandosi – peraltro – di farmaci caratterizzati da meccanismi di azione nuovi per i quali vi é necessitá di una precisa e costante informazione a beneficio dell’operatore sanitario. |
| Attività medico scientifiche diverse dalla Informazione Medico Scientifica, al fine di rispondere alle eventuali richieste non sollecitate di informazioni scientifiche sui medicinali di Galapagos o relative alle aree terapeutiche di interesse. | Il trattamento per detta finalità è necessario, in caso contrario non potremmo dare seguito alla richiesta; la legittimità di tale trattamento si basa sul legittimo interesse a mantenere un elevato standard scientifico qualitativo della relazione |
| Esecuzione e gestione amministrativa ed organizzativa di eventuali incarichi di consulenza, come relatore o moderatore, per advisory board o investigator meeting che potrebbero essere affidati all’interessato da parte di Galapagos | Il trattamento dei dati personali risulta ex art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR necessario per lo svolgimento di attività precontrattuali e/o per dare esecuzione all’incarico e porre in essere ogni azione finalizzata all’adempimento delle obbligazioni reciproche nascenti dalla instaurazione dei richiamati rapporti. Il Titolare ha inoltre la necessità di gestire le attività di tesoreria afferenti al rapporto contrattuale (con relativo trattamento – ai termini di legge – delle coordinate bancarie e/o di altri dati di pagamento), in base a quanto previsto dai termini e dalle condizioni generali e/o da altre specifiche condizioni contrattuali se del caso concordate. Il conferimento dei dati necessari a tali fini rappresenta, a seconda delle ipotesi, un obbligo contrattuale o un requisito necessario al conferimento del Suo incarico. |
| Invio di email e newsletter, aventi contenuti promozionale ai sensi del Titolo VIII del D.Lgs. 219/06, ovvero non rientranti nella attivitá di Informazione Medico Scientifica, o aventi ad oggetto la proposta di iscrizione a servizi gestiti da Galapagos sui medicinali da essa commercializzati o su aree terapeutiche di interesse, ivi compresi i Patient Support Programs | In tal caso chiederemo un preventivo espresso consenso |
| Analisi delle preferenze medico scientifiche, anche mediante la creazione di profili che individuino l’area professionale di competenza, gli argomenti ed i percorsi terapeutici di interesse | In tal caso chiederemo un preventivo espresso consenso |
| Studi e/o indagini di mercato direttamente condotte da Galapagos | In tal caso chiederemo un preventivo espresso consenso; in alcuni casi tuttavia il trattamento potrebbe essere necessario al fine di adempiere agli obblighi in tema di farmacovigilanza |
| Adempimenti derivanti dalla osservazanza del Codice Deontologico di Farmindustria, ossia:
1) Rendere pubblici gli eventuali trasferimenti di valore effettuati, se del caso anche da Galapagos NV o da altre affiliate europee, a favore degli operatori sanitari italiani, secondo quanto richiesto dal Codice Deontologico di Farmindustria ed EFPIA 2) Comunicare i dati personali (i.e. nome, cognome, area di specializzazione) al Comitato di Controllo di Farmindustria, su richiesta o in caso di audit, ai sensi dell’articolo 3.2 del medesimo Codice |
In tali casi chiederemo un preventivo espresso consenso |
| Adempimenti richiesti dalle norme di legge di materia Farmacovigilanza o nell’ambito di eventuali reclami sul prodotto medicinale | Il trattamento è necessario al fine di adempiere ad un obbligo di legge |
| Condivisione delle informazioni rilevanti a fini amministrativi, gestionali e/o tecnici interno del Gruppo Galapagos | Il legittimo interesse a trasmettere dati personali, di natura amministraiva, all’interno del Gruppo Galapagos al fine di dare seguito ai trattamenti sopra elencati |
Il consenso, laddove previsto, potrà essere chiesto in modalità cartacea o elettronica, ma comunque in una modalità idonea a redere inequivocabile la sua espressione, sulla base della tecnica e delle soluzioni informatiche adottate da Galapagos.
5. Modalità di Trattamento
Il trattamento dei Dati sarà realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione dei Dati.
I Dati saranno sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.
I Dati acquisiti formeranno oggetto di trattamento, nel pieno rispetto delle norme di legge, nonché dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, non eccedenza e tutela della riservatezza e dei diritti.
Galapagos adotta tutte le misure appropriate per garantire che i dati personali siano accurati, aggiornati e affidabili per gli scopi previsti. Gli operatori sanitari dovrebbero tenere presente che sono parzialmente responsabili dell’accuratezza dei propri dati personali. Se alcune informazioni dovessero cambiare nel corso del tempo, dovrebbero avvertire Galapagos per mezzo dei canali messi a disposizione.
6. Comunicazione e Diffusione dei Dati
Galapagos può avvalersi di terzi per le finalità di Trattamento sopra indicate. Queste terze parti saranno tenute a trattare i dati personali degli operatori sanitari solo in conformità con le istruzioni comunicate da Galapagos anche al fine di garantire un elevato standatd di sicurezza di tali dati personali.
In particolare i Dati potranno essere accessibili per le finalità sopra descritte:
Il Titolare si riserva inoltre la facoltà di rendere accessibili i Dati ad alcune terze parti, fra cui: provider IT per finalità di sviluppo di sistemi e assistenza tecnica; revisori e consulenti per accertare la conformità ai requisiti esterni e interni; enti legali, agenzie preposte all’applicazione della legge e parti in causa conformemente a obblighi giuridici di informativa o pretese; eventuali successori o partner commerciali del Titolare o di una società del gruppo del Titolare in caso di vendita, cessione o altre operazioni straordinarie; forze di polizia, forze armate ed altre amministrazioni pubbliche, per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria.
Nel caso in cui detti soggetti siano stabiliti in Paesi extra-UE il Titolare assicura che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili.
7. Trasferimenti internazionali di dati
Per gli Operatori Sanitari residenti nello Spazio economico europeo (“SEE”), i dati che raccogliamo di solito non vengono trasferiti o archiviati in una destinazione al di fuori dello SEE.
Tuttavia, qualora si rendesse necessatio trasferire i Dati in ambiti extra-UE, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, applicando ai predetti trasferimenti tutte le tutele necessarie ai sensi della vigente normativa in materia di privacy.
8. Periodo di conservazione
Il Titolare conserverà i Dati nel rispetto delle leggi locali e delle politiche e procedure aziendali interne per il tempo necessario allo scopo di adempiere le finalità di cui sopra e soddisfare i propri legittimi interessi commerciali, obblighi giuridici ovvero per stabilire, esercitare o difendere diritti legali. Esaurita la necessità di conservazione dei Dati per detti scopi, i medesimi saranno eliminati in maniera sicura. Per maggiori informazioni sulla politica sulla conservazione dei documenti, è possibile inviare una e-mail al seguente indirizzo: galapagosbiopharma at legalmail punto it (prego sostituire at con “@” e “punto” con “.”)
9. I Diritti
L’interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 13, comma 2, lettere b), c) e d), 15, 16, 17, 18, 19 e 21 GDPR e precisamente i diritti di:
In termini generali i Dati che possono essere oggetto di portabilità sono i dati anagrafici e di contatto.
10. Modalità di esercizio dei diritti
In qualsiasi momento è possibile esercitare i diritti o formulare una richiesta inviando una raccomandata a.r. a GALAPAGOS BIOPHARMA ITALY S.r.l., con sede legale in 20121 Milano Via Ceresio n. 7, codice fiscale e partita iva: 10972900962, ovvero una e-mail all’indirizzo galapagosbiopharma at legalmail punto it (prego sostituire at con “@” e “punto” con “.”).
Il termine per la risposta è di un mese. Il predetto termine può essere prorogato di due mesi in casi particolarmente complessi: ove ciò si verificasse, entro un mese il Titolare fornirà una comunicazione relativa ai motivi della proroga.
Il Titolare ha il diritto di richiedere le informazioni necessarie per l’identificazione del richiedente.
In termini generali l’esercizio dei diritti è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, per cui il Titolare può riservarsi la facoltà di richiedere all’interessato un ragionevole contributo spese basato sui costi amministrativi da sostenere.
11. Modifiche
Di tanto in tanto possono essere apportate modifiche alla presente Informativa sulla privacy, in conformità con le leggi internazionali e locali sulla protezione dei dati. Quando modifichiamo il contenuto della presente Informativa sulla privacy, cambieremo la data e il numero di versione dell ‘”ultimo aggiornamento” della presente Informativa sulla privacy.
12. Titolare, Responsabile della protezione dei dati e Responsabili del trattamento, Contatto
Il Titolare del trattamento è la società GALAPAGOS BIOPHARMA ITALY S.r.l., con sede legale in 20121 Milano in Via Ceresio n. 7, codice fiscale e partita iva: 10972900962, in persona del legale rappresentante p.t.
Il Responsabile della protezione dei Dati potrà essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo at glpg punto com (prego sostituire at con “@” e “punto” con “.”).
L’elenco delle categorie dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.
In caso di domande in merito al contenuto della presente Informativa sulla privacy o ai propri diritti in relazione ai dati trattati da Galapagos, è possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati inviando un’e-mail all’indirizzo del DPO sopra indicato.