Datenschutzerklärung für medizinische Fachkreisangehörige

Zuletzt aktualisiert: 22 April 2022

Wir (Galapagos NV und ihre verbundenen Unternehmen „Galapagos“, „wir“ oder „uns“) verpflichten uns, den Schutz personenbezogener Daten aller Personen zu gewährleisten, die derzeit mit uns zusammenarbeiten, einschließlich medizinischer Fachkräfte („HCPs“ oder „Sie“). Ihre personenbezogenen Daten werden mit größter Sorgfalt behandelt und geschützt, in Übereinstimmung mit den Anforderungen der europäischen und lokalen Datenschutzgesetze.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir die Grundsätze, die wir in unserer Eigenschaft als Verantwortlicher anwenden, wenn wir personenbezogene Daten von HCPs verarbeiten („Datenschutzerklärung“). Sie gilt für alle personenbezogenen Daten, die in jedem Format, ob elektronisch oder auf Papier, erhoben und verarbeitet werden.

1. Unsere Zwecke, die von uns erhobenen personenbezogenen Daten und wie lange wir sie aufbewahren

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke, die alle im Zusammenhang mit der geschäftlichen Beziehung stehen, die wir mit Ihnen haben oder die wir anstreben.

Normalerweise erfassen wir personenbezogene Daten direkt bei Ihnen, aber wir können personenbezogene Daten wie Ihre Kontaktdaten auch aus anderen Quellen wie von IQVIA, aus öffentlichen Datenbanken, von Social-Media-Plattformen und anderen Dritten erhalten.

Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht länger gespeichert werden, als dies zur Erfüllung der unten genannten Zwecke oder im Rahmen eines Vertrags oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Für jeden Zweck führen wir hier die Rechtsgrundlage, die betroffenen Kategorien personenbezogener Daten und die Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten auf:

Zweck und Rechtsgrundlage Arten der betroffenen personenbezogenen Daten Aufbewahrungsdauer

Relationship Management:

  • Ihren beruflichen Werdegang und Ihre berufliche Qualifikation kennen und verstehen;
  • Ihr Profil vervollständigen und erhalten ein besseres Verständnis Ihres Fachwissens und Ihrer Interessensgebiete gewinnen.
  • Möglichkeiten ausloten, eine Geschäftsbeziehung einzugehen oder die bestehende Beziehung zu erneuern, mit Ihnen oder mit der Gesundheitseinrichtung, für die Sie arbeiten;
  • Ihre Fragen/Anliegen bearbeiten
  • Nicht-werbliche Materialien zur Verfügung stellen, die Sie interessieren könnten, z.B. Disease Awareness Informationen

➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, eine geschäftliche Beziehung mit Ihnen aufzubauen oder aufrecht zu erhalten

Identifikationsdaten und Kontaktdaten: z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht, bevorzugte Sprache


Berufliche Informationen: z.B. Beschreibung Ihrer Funktion, beruflicher Titel, Praxis, Erfahrungsgrad, Kenntnisstand unserer Produkte, Spezialisierung, Identifikationsnummer(n), einschl. Ihres Profils auf einer Social Media Plattform

Notizen, die unsere Mitarbeiter während Meetings mit Ihnen angefertigt haben

Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht

Direktmarketing-Mitteilungen:

  • Werbliche Informationen über unsere Produkte und Aktivitäten zur Verfügung stellen

➡️ Grundlage: Ihre Einwilligung

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht (und solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen). Sie können sich jederzeit von unseren E-Mails abmelden, indem Sie den Abmeldelink verwenden, der in jeder Mitteilung, die wir Ihnen senden, enthalten ist.

Rechnungswesen:

  • Einhaltung unserer Verpflichtungen im Bereich Buchhaltung, Steuern und Abgaben

➡️ Grundlage: gesetzliche Verpflichtungen

 

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Finanzielle Details: z.B. Registrierungsnummern, Bankkontonummer; Rechnungen, Steuer- und Versicherungsinformationen;

Einzelheiten zu geldwerten Zuwendungen: z.B. Beiträge zu Kosten im Zusammenhang mit Bildungsveranstaltungen, Anmeldegebühren, Reise- und Übernachtungskosten, Honorare für Dienstleistungen, die Förderung und Bezahlung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten.

Solange zur Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich

Organisation Ihrer Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen:

  • Organisation Ihrer Teilnahme an einer Veranstaltung, z.B. Meeting oder Konferenz etc.
  • Buchung von Anreise- und Unterkunft für Sie

➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, Ihre Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen zu organisieren

Informationen über die Veranstaltung: z.B. Uhrzeit und Datum der Veranstaltung, Registrierungsdetails und -gebühren, sonstige Kosten im Zusammenhang mit der Veranstaltung, Passdaten

Informationen zu Reise und Unterkunft: z.B. Reise- und Unterkunftskosten und -präferenzen; Servicegebühren

1 Monat nach der Veranstaltung, außer wenn geltende Gesetze uns verpflichten, diese Daten länger aufzubewahren. In diesem Fall gilt die im jeweiligen Gesetz festgelegte Aufbewahrungsfrist.

Schulungen:

  • Schulungen über Galapagos Produkte oder Krankheitsgebiete, die Sie durchführen, oder an denen Sie teilnehmen

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Ihre Funktion und Ihr Arbeitsplatz

Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht

Geldwerte Zuwendungen

  • Dokumentation der an Sie geleisteten direkten und indirekten Zuwendungen, einschl. Spenden und Sponsoring

➡️ Grundlage: nationale rechtliche Verpflichtungen; oder

➡️ Ihre Einwilligung. Dies hängt von der Rechtslage in Ihrem Wohnsitzland ab. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird Ihre Einwilligung entsprechend eingeholt.

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Finanzielle Details

Einzelheiten zu geldwerten Zuwendungen

Solange dies durch nationale Gesetze vorgeschrieben ist (z. B. verlangt die belgische Transparenzgesetzgebung, dass personenbezogene Daten im Zusammenhang mit geldwerten Zuwendungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden).

 

Wenn der Zeitraum nicht durch eine nationale Gesetze definiert ist, bewahren wir Ihre Daten so lange auf, wie es für uns erforderlich ist, um den EFPIA-Verhaltenskodex einzuhalten (und solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen).

Klinische Studien:

  • Falls Sie an der Durchführung einer klinischen Studie beteiligt sind: um die Studie durchzuführen und auf Produktbeschwerden und Unerwünschte Ereignisse zu reagieren

➡️ Grundlage: rechtliche Verpflichtung, studienbezogene Daten zu dokumentieren

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation

Ihre Mitteilungen zu Produktbeschwerden und Unerwünschten Ereignissen

25 Jahre nach dem Ende der klinischen Studie, wie von der EU-Verordnung über klinische Studien vorgeschrieben

Marktforschung und ähnliche Aktivitäten:

  • Falls Sie an der Durchführung von Studien und Umfragen beteiligt sind: um Studien/Umfragen zur Vermarktung unserer Produkte durchzuführen

➡️ Grundlage: Einhaltung von Vorgaben der Pharmakovigilanz-Gesetzgebung, oder

➡️ Unser berechtigtes Interesse, Informationen über die Vermarktung unserer Produkte zu gewinnen

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation, einschließlich der Zusammenhang zu einem Unerwünschten Ereignis

So lange, wie gemäß Pharmakovigilanz-Gesetzgebung erforderlich

Sofern keine konkrete nationale rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung existiert, versuchen wir, Ihre Daten, wenn möglich, zu anonymisieren

Forschungsförderung:

  • Wenn Sie über das Galapagos ISR-Portal einen Antrag auf Forschungsförderung einreichen

➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, uns an dem Forschungsvorhaben zu beteiligen

Identifikationsdaten und Kontaktdaten (Telefon, Email, Lebenslauf, berufliche Position und Arztnummer)

Finanzielle Details und Finanztransaktionsdaten im Zusammenhang mit dem Forschungsvorhaben

So lange es für uns notwendig ist, um die mögliche Förderung des Forschungsvorhabens zu prüfen

Site Voice

  • Wenn wir Sie kontaktieren, um Ihr Feedback zu Rekrutierungspotenzialen und -hindernissen, der Patientenbehandlung und dem Krankheitsstatus zu einer klinischen Studie zu erhalten.

➡️ Grundlage: der Vertrag über die klinische Studie, oder

➡️ unser berechtigtes Interesse, Ihr Feedback zu der klinischen Studie zu erhalten

Identifikationsdaten und Kontaktdaten

Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation

Ihr Feedback zur klinischen Studie

So lange, wie es notwendig ist, um unseren Zweck zu erreichen

Wir gehen davon aus, dass die oben genannten Zwecke für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der üblichen, vernünftigen Erwartungen liegen. Für alle personenbezogenen Daten, die wir unter den oben genannten Umständen erheben, möchten wir jedoch klarstellen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um: (a) gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, oder, im Rahmen des rechtlich zulässigen, angemessenen Anfragen von zuständigen Strafverfolgungs-, Justiz- oder Regierungsbehörden oder sonstigen öffentlichen Stellen, einschließlich zuständiger Datenschutzbehörden, nachzukommen; b) einen Dritten im Zusammenhang mit einer möglichen Fusion mit, einem Erwerb von oder einer Abspaltung von diesem Dritten zu informieren, auch wenn dieser Dritte seinen Sitz außerhalb der EU hat; in diesem Fall berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, uns an Unternehmenstransaktionen zu beteiligen.

2. Genauigkeit

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten für die beabsichtigten Zwecke korrekt, aktuell und zuverlässig sind. Bitte beachten Sie, dass Sie teilweise für die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind. Sollten sich bestimmte Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, ändern, benachrichtigen Sie uns bitte umgehend.

3. Offenlegung gegenüber Dritten

Wir können für die oben genannten Zwecke auch Dritte einsetzen. Diese Dritten sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten und eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Dritten können beispielsweise, aber nicht ausschließlich, sein: Gehaltsabrechnungsanbieter, Sozialversicherungsträger, Krankenversicherungsanbieter, Gruppenversicherungsanbieter, PR-Agenturen, HR-Systemanbieter oder andere Softwareanbieter, Cloud-Service-Lösungsanbieter, Bankinstitute und autorisierte medizinische Einrichtungen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten an befugte Personen weitergegeben werden, die mit Ansprüchen und Ermittlungen befasst sind, an Strafverfolgungsbehörden, Rechtsberater sowie sonstigen Behörden, wenn dies erforderlich ist, um einer Anfrage nachzukommen oder um Rechtsansprüche festzustellen, geltend zu machen oder zu verteidigen.

Es kann vorkommen, dass Daten über Sie innerhalb der Galapagos-Unternehmensgruppe weitergegeben werden, wenn dies zur Erreichung bestimmter Zwecke erforderlich ist. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmen der Galapagos-Gruppe denselben oder gleichwertigen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Wenn sich das jeweilige Unternehmen außerhalb des EWR befindet, werden wir die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um einen gleichwertigen Schutz wie innerhalb des EWR zu gewährleisten.

Grundsätzlich werden die Daten, die wir von Ihnen erheben, nicht außerhalb des EWR übermittelt. Wenn wir unter außergewöhnlichen Umständen Daten außerhalb des EWR übertragen, stellen wir sicher, dass sie geschützt sind, indem wir die folgenden Sicherheitsvorkehrungen treffen:

4. Verarbeitungssicherheit

Wir erkennen unsere Verantwortung an, ein angemessenes Sicherheitsniveau in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Daher haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die personenbezogenen Daten vor Verlust, Veränderung, versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu schützen.

5. Ihre Rechte

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden, können Sie die folgenden Rechte ausüben:

Sofern oben nicht anders angegeben, können Sie diese Rechte ausüben, indem Sie eine Anfrage an dpo@glpg.com senden. Nach Überprüfung Ihrer Identität und Berechtigung werden wir Ihnen in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage Informationen über die ergriffenen Maßnahmen zukommen lassen.

6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Änderungen dieser Datenschutzerklärung können von Zeit zu Zeit in Übereinstimmung mit europäischen und lokalen Datenschutzgesetzen vorgenommen werden. Wenn wir den Inhalt dieser Datenschutzerklärung ändern, ändern wir das Datum und die Versionsnummer der letzten Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung.

7. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Inhalt dieser Datenschutzerklärung haben oder eines Ihrer Rechte in Bezug auf die von uns verarbeiteten Daten ausüben möchten, können Sie sich per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter dpo@glpg.com.