Datenschutzerklärung für medizinische Fachkreisangehörige

Zuletzt aktualisiert: 22 April 2022

Wir (Galapagos NV und ihre verbundenen Unternehmen „Galapagos“, „wir“ oder „uns“) verpflichten uns, den Schutz personenbezogener Daten aller Personen zu gewährleisten, die derzeit mit uns zusammenarbeiten, einschließlich medizinischer Fachkräfte („HCPs“ oder „Sie“). Ihre personenbezogenen Daten werden mit größter Sorgfalt behandelt und geschützt, in Übereinstimmung mit den Anforderungen der europäischen und lokalen Datenschutzgesetze.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir die Grundsätze, die wir in unserer Eigenschaft als Verantwortlicher anwenden, wenn wir personenbezogene Daten von HCPs verarbeiten („Datenschutzerklärung“). Sie gilt für alle personenbezogenen Daten, die in jedem Format, ob elektronisch oder auf Papier, erhoben und verarbeitet werden.

1. Unsere Zwecke, die von uns erhobenen personenbezogenen Daten und wie lange wir sie aufbewahren

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke, die alle im Zusammenhang mit der geschäftlichen Beziehung stehen, die wir mit Ihnen haben oder die wir anstreben.

Normalerweise erfassen wir personenbezogene Daten direkt bei Ihnen, aber wir können personenbezogene Daten wie Ihre Kontaktdaten auch aus anderen Quellen wie von IQVIA, aus öffentlichen Datenbanken, von Social-Media-Plattformen und anderen Dritten erhalten.

Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht länger gespeichert werden, als dies zur Erfüllung der unten genannten Zwecke oder im Rahmen eines Vertrags oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Für jeden Zweck führen wir hier die Rechtsgrundlage, die betroffenen Kategorien personenbezogener Daten und die Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten auf:

Zweck und Rechtsgrundlage	Arten der betroffenen personenbezogenen Daten	Aufbewahrungsdauer
Relationship Management: Ihren beruflichen Werdegang und Ihre berufliche Qualifikation kennen und verstehen; Ihr Profil vervollständigen und erhalten ein besseres Verständnis Ihres Fachwissens und Ihrer Interessensgebiete gewinnen. Möglichkeiten ausloten, eine Geschäftsbeziehung einzugehen oder die bestehende Beziehung zu erneuern, mit Ihnen oder mit der Gesundheitseinrichtung, für die Sie arbeiten; Ihre Fragen/Anliegen bearbeiten Nicht-werbliche Materialien zur Verfügung stellen, die Sie interessieren könnten, z.B. Disease Awareness Informationen ➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, eine geschäftliche Beziehung mit Ihnen aufzubauen oder aufrecht zu erhalten	Identifikationsdaten und Kontaktdaten: z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht, bevorzugte Sprache Berufliche Informationen: z.B. Beschreibung Ihrer Funktion, beruflicher Titel, Praxis, Erfahrungsgrad, Kenntnisstand unserer Produkte, Spezialisierung, Identifikationsnummer(n), einschl. Ihres Profils auf einer Social Media Plattform Notizen, die unsere Mitarbeiter während Meetings mit Ihnen angefertigt haben	Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht
Direktmarketing-Mitteilungen: Werbliche Informationen über unsere Produkte und Aktivitäten zur Verfügung stellen ➡️ Grundlage: Ihre Einwilligung	Identifikationsdaten und Kontaktdaten	Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht (und solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen). Sie können sich jederzeit von unseren E-Mails abmelden, indem Sie den Abmeldelink verwenden, der in jeder Mitteilung, die wir Ihnen senden, enthalten ist.
Rechnungswesen: Einhaltung unserer Verpflichtungen im Bereich Buchhaltung, Steuern und Abgaben ➡️ Grundlage: gesetzliche Verpflichtungen	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Finanzielle Details: z.B. Registrierungsnummern, Bankkontonummer; Rechnungen, Steuer- und Versicherungsinformationen; Einzelheiten zu geldwerten Zuwendungen: z.B. Beiträge zu Kosten im Zusammenhang mit Bildungsveranstaltungen, Anmeldegebühren, Reise- und Übernachtungskosten, Honorare für Dienstleistungen, die Förderung und Bezahlung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten.	Solange zur Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich
Organisation Ihrer Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen: Organisation Ihrer Teilnahme an einer Veranstaltung, z.B. Meeting oder Konferenz etc. Buchung von Anreise- und Unterkunft für Sie ➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, Ihre Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen zu organisieren	Informationen über die Veranstaltung: z.B. Uhrzeit und Datum der Veranstaltung, Registrierungsdetails und -gebühren, sonstige Kosten im Zusammenhang mit der Veranstaltung, Passdaten Informationen zu Reise und Unterkunft: z.B. Reise- und Unterkunftskosten und -präferenzen; Servicegebühren	1 Monat nach der Veranstaltung, außer wenn geltende Gesetze uns verpflichten, diese Daten länger aufzubewahren. In diesem Fall gilt die im jeweiligen Gesetz festgelegte Aufbewahrungsfrist.
Schulungen: Schulungen über Galapagos Produkte oder Krankheitsgebiete, die Sie durchführen, oder an denen Sie teilnehmen	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Ihre Funktion und Ihr Arbeitsplatz	Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht
Geldwerte Zuwendungen Dokumentation der an Sie geleisteten direkten und indirekten Zuwendungen, einschl. Spenden und Sponsoring ➡️ Grundlage: nationale rechtliche Verpflichtungen; oder ➡️ Ihre Einwilligung. Dies hängt von der Rechtslage in Ihrem Wohnsitzland ab. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird Ihre Einwilligung entsprechend eingeholt.	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Finanzielle Details Einzelheiten zu geldwerten Zuwendungen	Solange dies durch nationale Gesetze vorgeschrieben ist (z. B. verlangt die belgische Transparenzgesetzgebung, dass personenbezogene Daten im Zusammenhang mit geldwerten Zuwendungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden). Wenn der Zeitraum nicht durch eine nationale Gesetze definiert ist, bewahren wir Ihre Daten so lange auf, wie es für uns erforderlich ist, um den EFPIA-Verhaltenskodex einzuhalten (und solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen).
Klinische Studien: Falls Sie an der Durchführung einer klinischen Studie beteiligt sind: um die Studie durchzuführen und auf Produktbeschwerden und Unerwünschte Ereignisse zu reagieren ➡️ Grundlage: rechtliche Verpflichtung, studienbezogene Daten zu dokumentieren	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation Ihre Mitteilungen zu Produktbeschwerden und Unerwünschten Ereignissen	25 Jahre nach dem Ende der klinischen Studie, wie von der EU-Verordnung über klinische Studien vorgeschrieben
Marktforschung und ähnliche Aktivitäten: Falls Sie an der Durchführung von Studien und Umfragen beteiligt sind: um Studien/Umfragen zur Vermarktung unserer Produkte durchzuführen ➡️ Grundlage: Einhaltung von Vorgaben der Pharmakovigilanz-Gesetzgebung, oder ➡️ Unser berechtigtes Interesse, Informationen über die Vermarktung unserer Produkte zu gewinnen	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation, einschließlich der Zusammenhang zu einem Unerwünschten Ereignis	So lange, wie gemäß Pharmakovigilanz-Gesetzgebung erforderlich Sofern keine konkrete nationale rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung existiert, versuchen wir, Ihre Daten, wenn möglich, zu anonymisieren
Forschungsförderung: Wenn Sie über das Galapagos ISR-Portal einen Antrag auf Forschungsförderung einreichen ➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, uns an dem Forschungsvorhaben zu beteiligen	Identifikationsdaten und Kontaktdaten (Telefon, Email, Lebenslauf, berufliche Position und Arztnummer) Finanzielle Details und Finanztransaktionsdaten im Zusammenhang mit dem Forschungsvorhaben	So lange es für uns notwendig ist, um die mögliche Förderung des Forschungsvorhabens zu prüfen
Site Voice Wenn wir Sie kontaktieren, um Ihr Feedback zu Rekrutierungspotenzialen und -hindernissen, der Patientenbehandlung und dem Krankheitsstatus zu einer klinischen Studie zu erhalten. ➡️ Grundlage: der Vertrag über die klinische Studie, oder ➡️ unser berechtigtes Interesse, Ihr Feedback zu der klinischen Studie zu erhalten	Identifikationsdaten und Kontaktdaten Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation Ihr Feedback zur klinischen Studie	So lange, wie es notwendig ist, um unseren Zweck zu erreichen

Wir gehen davon aus, dass die oben genannten Zwecke für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der üblichen, vernünftigen Erwartungen liegen. Für alle personenbezogenen Daten, die wir unter den oben genannten Umständen erheben, möchten wir jedoch klarstellen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um: (a) gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, oder, im Rahmen des rechtlich zulässigen, angemessenen Anfragen von zuständigen Strafverfolgungs-, Justiz- oder Regierungsbehörden oder sonstigen öffentlichen Stellen, einschließlich zuständiger Datenschutzbehörden, nachzukommen; b) einen Dritten im Zusammenhang mit einer möglichen Fusion mit, einem Erwerb von oder einer Abspaltung von diesem Dritten zu informieren, auch wenn dieser Dritte seinen Sitz außerhalb der EU hat; in diesem Fall berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, uns an Unternehmenstransaktionen zu beteiligen.

2. Genauigkeit

Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten für die beabsichtigten Zwecke korrekt, aktuell und zuverlässig sind. Bitte beachten Sie, dass Sie teilweise für die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind. Sollten sich bestimmte Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, ändern, benachrichtigen Sie uns bitte umgehend.

3. Offenlegung gegenüber Dritten

Wir können für die oben genannten Zwecke auch Dritte einsetzen. Diese Dritten sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten und eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Dritten können beispielsweise, aber nicht ausschließlich, sein: Gehaltsabrechnungsanbieter, Sozialversicherungsträger, Krankenversicherungsanbieter, Gruppenversicherungsanbieter, PR-Agenturen, HR-Systemanbieter oder andere Softwareanbieter, Cloud-Service-Lösungsanbieter, Bankinstitute und autorisierte medizinische Einrichtungen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten an befugte Personen weitergegeben werden, die mit Ansprüchen und Ermittlungen befasst sind, an Strafverfolgungsbehörden, Rechtsberater sowie sonstigen Behörden, wenn dies erforderlich ist, um einer Anfrage nachzukommen oder um Rechtsansprüche festzustellen, geltend zu machen oder zu verteidigen.

Es kann vorkommen, dass Daten über Sie innerhalb der Galapagos-Unternehmensgruppe weitergegeben werden, wenn dies zur Erreichung bestimmter Zwecke erforderlich ist. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmen der Galapagos-Gruppe denselben oder gleichwertigen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Wenn sich das jeweilige Unternehmen außerhalb des EWR befindet, werden wir die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um einen gleichwertigen Schutz wie innerhalb des EWR zu gewährleisten.

Grundsätzlich werden die Daten, die wir von Ihnen erheben, nicht außerhalb des EWR übermittelt. Wenn wir unter außergewöhnlichen Umständen Daten außerhalb des EWR übertragen, stellen wir sicher, dass sie geschützt sind, indem wir die folgenden Sicherheitsvorkehrungen treffen:

die Daten in ein Nicht-EWR-Land zu übermitteln, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt;
geeignete vertragliche Maßnahmen, einschließlich Standardvertragsklauseln, mit dem Dritten oder dem Galapagos-Unternehmen treffen, um sicherzustellen, dass der Dritte oder das Galapagos-Unternehmen die personenbezogenen Daten nach den gleichen Standards schützt, die innerhalb des EWR erforderlich sind.

4. Verarbeitungssicherheit

Wir erkennen unsere Verantwortung an, ein angemessenes Sicherheitsniveau in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Daher haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die personenbezogenen Daten vor Verlust, Veränderung, versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu schützen.

5. Ihre Rechte

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden, können Sie die folgenden Rechte ausüben:

Auskunftsrecht: Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern, die verarbeitet werden, und/oder Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten verlangen;
Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen oder vervollständigen zu lassen;
Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Sie haben das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Dateien entfernt werden. Dieses Recht ist jedoch nicht absolut, und einige Bedingungen müssen erfüllt sein, damit dieses Recht gilt;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Anträgen auf Einschränkung der Verarbeitung wird nur stattgegeben, wenn die anfragende betroffene Person berechtigte Gründe hat, einen solchen Antrag zu stellen;
Recht auf Datenübertragbarkeit: Für personenbezogene Daten, die Sie Galapagos zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, Ihre von Galapagos verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und/oder diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln;
Widerspruchsrecht: Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Bitte beachten Sie, dass diese Anfrage abgelehnt werden kann, wenn die Daten von Galapagos aus zwingenden legitimen Gründen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden müssen;
Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall: Sie haben das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruht;
Recht auf Widerruf der Einwilligung: In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die Sie Ihre Einwilligung erteilt haben (z. B. Direktmarketing), können Sie Ihre erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dieser Widerruf wirkt sich jedoch nicht auf bereits aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgte Verarbeitungsvorgänge aus;
Beschwerderecht: Wenn Sie jederzeit der Meinung sind, dass wir Ihre Privatsphäre verletzen, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der nationalen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörden in Europa finden Sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.

Sofern oben nicht anders angegeben, können Sie diese Rechte ausüben, indem Sie eine Anfrage an dpo@glpg.com senden. Nach Überprüfung Ihrer Identität und Berechtigung werden wir Ihnen in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage Informationen über die ergriffenen Maßnahmen zukommen lassen.

6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Änderungen dieser Datenschutzerklärung können von Zeit zu Zeit in Übereinstimmung mit europäischen und lokalen Datenschutzgesetzen vorgenommen werden. Wenn wir den Inhalt dieser Datenschutzerklärung ändern, ändern wir das Datum und die Versionsnummer der letzten Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung.

7. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Inhalt dieser Datenschutzerklärung haben oder eines Ihrer Rechte in Bezug auf die von uns verarbeiteten Daten ausüben möchten, können Sie sich per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter dpo@glpg.com.