Zuletzt aktualisiert: 22 April 2022
Wir (Galapagos NV und ihre verbundenen Unternehmen „Galapagos“, „wir“ oder „uns“) verpflichten uns, den Schutz personenbezogener Daten aller Personen zu gewährleisten, die derzeit mit uns zusammenarbeiten, einschließlich medizinischer Fachkräfte („HCPs“ oder „Sie“). Ihre personenbezogenen Daten werden mit größter Sorgfalt behandelt und geschützt, in Übereinstimmung mit den Anforderungen der europäischen und lokalen Datenschutzgesetze.
In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir die Grundsätze, die wir in unserer Eigenschaft als Verantwortlicher anwenden, wenn wir personenbezogene Daten von HCPs verarbeiten („Datenschutzerklärung“). Sie gilt für alle personenbezogenen Daten, die in jedem Format, ob elektronisch oder auf Papier, erhoben und verarbeitet werden.
1. Unsere Zwecke, die von uns erhobenen personenbezogenen Daten und wie lange wir sie aufbewahren
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke, die alle im Zusammenhang mit der geschäftlichen Beziehung stehen, die wir mit Ihnen haben oder die wir anstreben.
Normalerweise erfassen wir personenbezogene Daten direkt bei Ihnen, aber wir können personenbezogene Daten wie Ihre Kontaktdaten auch aus anderen Quellen wie von IQVIA, aus öffentlichen Datenbanken, von Social-Media-Plattformen und anderen Dritten erhalten.
Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht länger gespeichert werden, als dies zur Erfüllung der unten genannten Zwecke oder im Rahmen eines Vertrags oder einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Für jeden Zweck führen wir hier die Rechtsgrundlage, die betroffenen Kategorien personenbezogener Daten und die Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten auf:
Zweck und Rechtsgrundlage | Arten der betroffenen personenbezogenen Daten | Aufbewahrungsdauer |
Relationship Management:
➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, eine geschäftliche Beziehung mit Ihnen aufzubauen oder aufrecht zu erhalten |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten: z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht, bevorzugte Sprache
Notizen, die unsere Mitarbeiter während Meetings mit Ihnen angefertigt haben |
Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht |
Direktmarketing-Mitteilungen:
➡️ Grundlage: Ihre Einwilligung |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten |
Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht (und solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen). Sie können sich jederzeit von unseren E-Mails abmelden, indem Sie den Abmeldelink verwenden, der in jeder Mitteilung, die wir Ihnen senden, enthalten ist. |
Rechnungswesen:
➡️ Grundlage: gesetzliche Verpflichtungen
|
Identifikationsdaten und Kontaktdaten Finanzielle Details: z.B. Registrierungsnummern, Bankkontonummer; Rechnungen, Steuer- und Versicherungsinformationen; Einzelheiten zu geldwerten Zuwendungen: z.B. Beiträge zu Kosten im Zusammenhang mit Bildungsveranstaltungen, Anmeldegebühren, Reise- und Übernachtungskosten, Honorare für Dienstleistungen, die Förderung und Bezahlung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten. |
Solange zur Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich |
Organisation Ihrer Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen:
➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, Ihre Teilnahme an Kongressen und Veranstaltungen zu organisieren |
Informationen über die Veranstaltung: z.B. Uhrzeit und Datum der Veranstaltung, Registrierungsdetails und -gebühren, sonstige Kosten im Zusammenhang mit der Veranstaltung, Passdaten Informationen zu Reise und Unterkunft: z.B. Reise- und Unterkunftskosten und -präferenzen; Servicegebühren |
1 Monat nach der Veranstaltung, außer wenn geltende Gesetze uns verpflichten, diese Daten länger aufzubewahren. In diesem Fall gilt die im jeweiligen Gesetz festgelegte Aufbewahrungsfrist. |
Schulungen:
|
Identifikationsdaten und Kontaktdaten Ihre Funktion und Ihr Arbeitsplatz |
Solange eine geschäftliche Beziehung zwischen Ihnen und uns besteht |
Geldwerte Zuwendungen
➡️ Grundlage: nationale rechtliche Verpflichtungen; oder ➡️ Ihre Einwilligung. Dies hängt von der Rechtslage in Ihrem Wohnsitzland ab. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird Ihre Einwilligung entsprechend eingeholt. |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten Finanzielle Details Einzelheiten zu geldwerten Zuwendungen |
Solange dies durch nationale Gesetze vorgeschrieben ist (z. B. verlangt die belgische Transparenzgesetzgebung, dass personenbezogene Daten im Zusammenhang mit geldwerten Zuwendungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden).
Wenn der Zeitraum nicht durch eine nationale Gesetze definiert ist, bewahren wir Ihre Daten so lange auf, wie es für uns erforderlich ist, um den EFPIA-Verhaltenskodex einzuhalten (und solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen). |
Klinische Studien:
➡️ Grundlage: rechtliche Verpflichtung, studienbezogene Daten zu dokumentieren |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation Ihre Mitteilungen zu Produktbeschwerden und Unerwünschten Ereignissen |
25 Jahre nach dem Ende der klinischen Studie, wie von der EU-Verordnung über klinische Studien vorgeschrieben |
Marktforschung und ähnliche Aktivitäten:
➡️ Grundlage: Einhaltung von Vorgaben der Pharmakovigilanz-Gesetzgebung, oder ➡️ Unser berechtigtes Interesse, Informationen über die Vermarktung unserer Produkte zu gewinnen |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation, einschließlich der Zusammenhang zu einem Unerwünschten Ereignis |
So lange, wie gemäß Pharmakovigilanz-Gesetzgebung erforderlich Sofern keine konkrete nationale rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung existiert, versuchen wir, Ihre Daten, wenn möglich, zu anonymisieren |
Forschungsförderung:
➡️ Grundlage: unser berechtigtes Interesse, uns an dem Forschungsvorhaben zu beteiligen |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten (Telefon, Email, Lebenslauf, berufliche Position und Arztnummer) Finanzielle Details und Finanztransaktionsdaten im Zusammenhang mit dem Forschungsvorhaben |
So lange es für uns notwendig ist, um die mögliche Förderung des Forschungsvorhabens zu prüfen |
Site Voice
➡️ Grundlage: der Vertrag über die klinische Studie, oder ➡️ unser berechtigtes Interesse, Ihr Feedback zu der klinischen Studie zu erhalten |
Identifikationsdaten und Kontaktdaten Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation Ihr Feedback zur klinischen Studie |
So lange, wie es notwendig ist, um unseren Zweck zu erreichen |
Wir gehen davon aus, dass die oben genannten Zwecke für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der üblichen, vernünftigen Erwartungen liegen. Für alle personenbezogenen Daten, die wir unter den oben genannten Umständen erheben, möchten wir jedoch klarstellen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um: (a) gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, oder, im Rahmen des rechtlich zulässigen, angemessenen Anfragen von zuständigen Strafverfolgungs-, Justiz- oder Regierungsbehörden oder sonstigen öffentlichen Stellen, einschließlich zuständiger Datenschutzbehörden, nachzukommen; b) einen Dritten im Zusammenhang mit einer möglichen Fusion mit, einem Erwerb von oder einer Abspaltung von diesem Dritten zu informieren, auch wenn dieser Dritte seinen Sitz außerhalb der EU hat; in diesem Fall berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, uns an Unternehmenstransaktionen zu beteiligen.
2. Genauigkeit
Wir unternehmen alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten für die beabsichtigten Zwecke korrekt, aktuell und zuverlässig sind. Bitte beachten Sie, dass Sie teilweise für die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind. Sollten sich bestimmte Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, ändern, benachrichtigen Sie uns bitte umgehend.
3. Offenlegung gegenüber Dritten
Wir können für die oben genannten Zwecke auch Dritte einsetzen. Diese Dritten sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten und eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Diese Dritten können beispielsweise, aber nicht ausschließlich, sein: Gehaltsabrechnungsanbieter, Sozialversicherungsträger, Krankenversicherungsanbieter, Gruppenversicherungsanbieter, PR-Agenturen, HR-Systemanbieter oder andere Softwareanbieter, Cloud-Service-Lösungsanbieter, Bankinstitute und autorisierte medizinische Einrichtungen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten an befugte Personen weitergegeben werden, die mit Ansprüchen und Ermittlungen befasst sind, an Strafverfolgungsbehörden, Rechtsberater sowie sonstigen Behörden, wenn dies erforderlich ist, um einer Anfrage nachzukommen oder um Rechtsansprüche festzustellen, geltend zu machen oder zu verteidigen.
Es kann vorkommen, dass Daten über Sie innerhalb der Galapagos-Unternehmensgruppe weitergegeben werden, wenn dies zur Erreichung bestimmter Zwecke erforderlich ist. Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmen der Galapagos-Gruppe denselben oder gleichwertigen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Wenn sich das jeweilige Unternehmen außerhalb des EWR befindet, werden wir die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um einen gleichwertigen Schutz wie innerhalb des EWR zu gewährleisten.
Grundsätzlich werden die Daten, die wir von Ihnen erheben, nicht außerhalb des EWR übermittelt. Wenn wir unter außergewöhnlichen Umständen Daten außerhalb des EWR übertragen, stellen wir sicher, dass sie geschützt sind, indem wir die folgenden Sicherheitsvorkehrungen treffen:
4. Verarbeitungssicherheit
Wir erkennen unsere Verantwortung an, ein angemessenes Sicherheitsniveau in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Daher haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die personenbezogenen Daten vor Verlust, Veränderung, versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff auf die personenbezogenen Daten zu schützen.
5. Ihre Rechte
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden, können Sie die folgenden Rechte ausüben:
Sofern oben nicht anders angegeben, können Sie diese Rechte ausüben, indem Sie eine Anfrage an dpo@glpg.com senden. Nach Überprüfung Ihrer Identität und Berechtigung werden wir Ihnen in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage Informationen über die ergriffenen Maßnahmen zukommen lassen.
6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Änderungen dieser Datenschutzerklärung können von Zeit zu Zeit in Übereinstimmung mit europäischen und lokalen Datenschutzgesetzen vorgenommen werden. Wenn wir den Inhalt dieser Datenschutzerklärung ändern, ändern wir das Datum und die Versionsnummer der letzten Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung.
7. Kontakt
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Inhalt dieser Datenschutzerklärung haben oder eines Ihrer Rechte in Bezug auf die von uns verarbeiteten Daten ausüben möchten, können Sie sich per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter dpo@glpg.com.